Przejdź do treści

Wdrożenia i certyfikacje

Etapy przygotowania i wdrożenia firmy do certyfikacji ISO 9001.

Wprowadzenie systemu zarządzania jakością zgodnego z międzynarodową normą ISO 9001 to proces, który nakłada na organizację konieczność ustalenia sposobów nadzoru nad wszystkimi krokami związanymi z produkcją wyrobów lub dostarczaniem usług. Głównym celem tego nadzoru jest zapewnienie spełnienia wymagań klientów oraz innych przepisów, w tym przestrzegania wymogów prawnych.

Jednocześnie, dla klientów z branży motoryzacyjnej, często minimalnym wymogiem jest posiadanie systemu zarządzania jakością opartego na ISO 9001, który stanowi fundament do dalszego wdrażania bardziej zaawansowanych standardów, np. IATF 16949.

Korzyścią płynącą z wprowadzenia systemu zarządzania jakością jest podniesienie jakości produkowanych towarów lub świadczonych usług oraz kontynuacyjne udoskonalanie procesów w organizacji. ISO 9001 stanowi fundament praktycznie dla wszystkich innych systemów zarządzania i jest powszechnie uznawane jako najbardziej ceniona norma jakości na rynku międzynarodowym. Certyfikat ISO 9001 jest również najczęściej przyznawanym certyfikatem dla systemów opartych na normach z serii ISO.

Kompleksowe wdrożenie ISO 9001 może odbyć się w kilku następujących krokach:

KROK 1 Badanie wstępne organizacji

Pierwszy etap wdrożenia normy ISO 9001 obejmuje audyt wstępny organizacji, kluczowy dla skutecznego przygotowania firmy do certyfikacji. To istotny moment, stanowiący fundament całego procesu certyfikacji i mający znaczący wpływ na długoterminowy sukces implementacji ISO 9001.

W ramach tego etapu należy:

  • Określić cele, które będą korzystne dla przedsiębiorstwa.
  • Wytypować osobę odpowiedzialną za zarządzanie całym projektem ISO 9001 od wdrożenia po późniejsze przestrzeganie w całej organizacji
  • Sporządzić szczegółowy plan realizacji projektu, uwzględniając wszystkie niezbędne kroki oraz zasoby
  • Przeanalizować dokumentację firmową pod kątem spełnienia wymagań normy ISO 9001 oraz określenie niezbędnych działań.
  • Przydzielenie konkretnych zadań pracownikom i zespołom

To w tym miejscu określamy zakres prac które muszą zostać wykonane przez naszą firmę w celu skutecznego przygotowania do certyfikacji.

KROK 2 Dokładne sprawdzenie dokumentacji oraz procesów firmy


Tworzenie polityki jakości, procedur oraz innych dokumentów zgodnych z normą ISO 9001 stanowi często najbardziej wymagający etap podczas wdrażania tego standardu. Jest to spowodowane koniecznością spełnienia licznych technicznych wymagań normy przez te dokumenty. Dodatkowo, dokumentacja ISO 9001 musi precyzyjnie odzwierciedlać specyfikę i potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Dlatego na tym etapie przeanalizujemy dokładnie całą dokumentację według której Twoja firma funkcjonuje i zestawimy ją z wymaganiami ISO.

Jakie dokładnie dokumenty są potrzebne według ISO 9001?

  • Polityka jakości
  • Procedury
  • Zakres systemu zarządzania jakością
  • Mapa procesów (schemat blokowy lub inny)
  • Cele dotyczące jakości
  • Instrukcje operacyjne
  • Formularze

Wszystkie te dokumenty muszą być dostosowane do specyfiki Twojej firmy, odpowiadając dokładnie na jej potrzeby i warunki działania, nie mogą być one sztucznie przygotowanymi „gotowcami”, ponieważ mogą to przynieść więcej szkody niż pożytku.

KROK 3 Dostosowanie/wdrożenie nowych procesów

Badamy, jak nasze procesy odpowiadają wymogom normy ISO 9001, mając na uwadze, że norma określa konkretne kryteria, takie jak sześć udokumentowanych procedur i 21 przypadków generowania zapisów. Jednak dążymy do unikania zbędnej biurokracji, eliminując nieracjonalne lub nieekonomiczne elementy, zostawiając tylko te które są istotne dla efektywności organizacji. Efektem naszej pracy jest kompletna i gotowa do wdrożenia dokumentacja systemu zarządzania jakością ISO 9001.

KROK 4 Wdrożenie dokumentacji

Implementacja dokumentacji ISO 9001 jest procesem wymagającym sporej uwagi. Pracownicy mogą opierać swoją niechęć do wprowadzania zmian na obawie przed zwiększeniem obciążenia pracą lub likwidacją stanowisk – co w rzeczywistości jest błędnym założeniem już na starcie.

Ryzyko podczas tego etapu wynika z potencjalnego zakłócenia działania organizacji poprzez wprowadzenie nowych zasad i procedur, które mają na celu uporządkowanie pracy. Aby zminimalizować to zagrożenie, konieczne jest pełne nadzorowanie procesu wdrażania i częsta komunikacja z pracownikami. Stopniowe wdrażanie procedur ogranicza ryzyko zakłóceń w codziennej pracy firmy, a wszelkie sygnały o ewentualnych problemach są dokładnie analizowane i wymagają natychmiastowych działań korygujących.

KROK 5 Audyty wewnętrzne

Serię audytów wewnętrznych warto należy przeprowadzić na etapie przygotować do certyfikacji, ale także cyklicznie po uzyskaniu certyfikacji. Każdy taki audyt wewnętrzny przeprowadzany jest przez wykwalifikowanych do tego pracowników firmy, przeszkolonych w obszarze audytów ISO 9001 (podczas szkoleń na audytora wewnętrznego wg. Normy ISO 9001, szkoleń na pełnomocnika zintegrowanego systemu zarządzania itp). Audyt przeprowadzony na ostatnim etapie przygotowań ma odpowiedzieć na pytanie czy wszystkie aspekty działalności są zgodne z normą ISO 9001, a kiedy liczba niezgodności zostaje ograniczona do akceptowalnego poziomu, firma jest gotowa na przeprowadzenie audytu certyfikacyjnego.

Krok 6 Certyfikacja

Sam proces certyfikacji polega na zaproszeniu niezależnej jednostki certyfikującej (np. TUV NORD, DQS) oraz przeprowadzenie audytu na miejscu. Czas trwania takiej certyfikacji to 1-3 dni w zależności od wielkości organizacji. Nasza firma daje gwarancję za odpowiednie przygotowanie i późniejsze uzyskanie certyfikatu ISO.